Struktur Pengendalian Internal

Hardiwinoto.com-Struktur Pengendalian Intern (SPI) adalah suatu hal yang sangat berperan penting dalam auditing. Oleh sebab itu perlu diketahui definisi tentang SPI. Dalam standar profesional akuntan publik(SPAP), pada SA 319. Par 06 dikemukakan bahwa:

SPI adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personil lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut:

Keandalan pelaporan keuangan
Efektifitas dan efisiensi operasi
Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

Dengan demikian struktur pengendalian intern merupakan rangkaian proses yang dijalankan entitas, yang mana proses tersebut mencakup berbagai kebijakan dan prosedur yang sistematis.

Pentingnya Pengendalian Intern

Lingkup dan ukuran entitas bisnis semakin kompleks. Hal ini mengakibatkan manajemen harus mengendalikan laporan dan analisis yang cukup agar peranan pengendalian dapat berjalan efektif.
Pemeriksaan dan penelaahan bawaan dalam sistem yang baik memberikan perlindungan terhadap kelemahan manusia dan mengurangi kemungkinan kekeliruan yang terjadi.
Pengendalian intern yang baik akan mengurangi beban pelaksanaan audit sehingga dapat mengurangi biaya ataupun fee audit.

Kandungan Struktur Pengendalian Intern

Struktur pengendalian intern entitas (satuan usaha) mempunyai kandungan yang terdiri dari kebijakan dan prosedur yang diterapkan untuk memberikan keyakinan memadai bahwa tujuan tertentu suatu entitas akan tercapai. Sasaran perusahaan dapat berupa sasaran finansial maupun non finansial. Sasaran finansial yang umum dapat berupa keakuratan dan ketetapan laporan keuangan kepada pemegang saham atau BAPEPAM. sasaran financial khusus dapat berupa perbaikan aliran khas masuk dan pendapatan per lembar saham (earning per share). Sasaran non finansial antara lain meliputi pengendalian kualitas, pengembangan produk, penelitian pasar, dsb.

Struktur pengendalian intern mempunyai kaitan erat dengan auditor. Auditor mempunyai kepentingan dengan kebijakan dan prosedur sasaran finansial. Istilah kebijakan adalah kerangkan yang telah ditetapkan oleh menajemen untuk mencapai sasaran financial. Sedangkan prosedur adalah langkah-langkah khusus, yang ada dalam kebijakan yang harus diamati. Seperti telah dikemukakan terdahulu bahwa tidak semua kebijakan dan prosedur yang tercakup dalam struktur pengendalian intern relevan dengan audit. Kebijakan dan prosedur yang relevan dengan audit adalah kebijakan dan prosedur mengenai kemampuan entitas dalam mengolah data transaksi menjadi informasi laporan keuangan dan kebijakan serta prosedur lainnya yang menyangkut data yang dipakai auditor dalam menerapkan prosedur audit misalnya data statistik penjualan untuk yang dipakai prosedur analitik.

Struktur pengendalian yang efektif dirancang dengan tujuan pokok sebagai berikut:

Menjaga kekayaan dan catatan organisasi.
Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
Mendorong efisiensi .
Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Kepentingan Klien dan Auditor

Dalam merancang sistem pengendalian internal, manajemen kemungkinan mempunyai beberapa kepentingan yang sama dengan auditor dalam mengevaluasi sistem tersebut. Dalam merancang struktur pengendalian internal yang efektif secara khusus manajemen memperlihatkan kepentingan berikut:

Menyediakan data-data yang dapat diandalkan. Agar dapat menyelenggarakan operasi usaha dengan baik menajemen harus mempunyai informasi yang akurat.
Mengamankan aktiva dan catatan perusahaan. Apabila tidak dilindungi dengan sistem pengendalian yang memadai, aktiva perusahaan dapat dicuri dan disalahgunakan atau rusak.
Meningkatkan efisiensi operasi perusahaan. Sistem mengendalikan dalam suatu organisasi dimaksudkan untuk menghindarkan pengulangan kerja yang tidak perlu dan pemborosan dalam seluruh aspek usaha, serta mencegah penggunaan sumber daya secara tidak efisien.
Mendorong ditaatinya setiap kebijakan yang telah ditetapkan.

Empat dasar yang mendasari SPI dan penetapan risiko pengendalian:

Tanggung jawab.
Kepastian yang wajar
Keterbatasan yang melekat (inheren)
Metode pengolahan data.

Definisi pengendalian intern terdapat beberapa konsep dasar:

Pengendalian intern merupakan suatu proses. Pengendalian intern merupakan suatu rangkaian tindakan yang bersifat persuasif dan menjadi bagian tidak terpisahkan.
Pengendalian intern dijalankan oleh orang. Pengendalian intern bukan hanya terdiri dari pedoman kebijakan dan formulir, namun dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan komisaris, manajemen dan personel lain.
Pengendalian intern dapat diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan mutlak, bagi manajemen dan dewan komisaris entitas.
Pengendalian intern ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan : pelaporan keuangan, kepatuhan dan operasi.

Tujuan Pengendalian intern

Tujuan pengendalian intern adalah untuk memberikan keyakinan memadai dalam pencapaian golongan tujuan :

Keandalan informasi keuangan
Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku
Efektivitas dan efisiensi operasi

Keterbatasan Pengendalian Intern Suatu Entitas

Pengendalian intern setiap entitas memiliki keterbatasan bawaan. Keterbatasan bawaan yang melekat dalam setiap pengendalian intern adalah :

Kesalahan dalam pertimbangan.

Manajemen dan personel lain dapat salah dalam mempertimbangkan keputusan bisnis yang diambil atau dalam melaksanakan tugas rutin karena tidak memadainya informasi, keterbatasan waktu atau tekanan lain.

Gangguan

Gangguan dalam pengendalian yang telah ditetapkan dapat terjadi karena personel secara keliru memahami perintah atau membuat kesalahan karena kelalaian, tidak adanya perhatian atau kelelahan.

Kolusi

Tindakan bersama beberapa individu untuk tujuan kejahatan disebut dengan kolusi (collusion).

Pengabaian oleh manajemen

Manajemen dapat mengabaikan kebijakan atau prosedur yang telah ditetapkan untuk tujuan yang tidak sah seperti keuntungan pribadi manajer, penyajian kondisi keuangan yang berlebihan atau kepatuhan semu.

Biaya lawan manfaat

Biaya yang diperlukan untuk mengoperasikan pengendalian intern tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalian tersebut.

Unsur Pengendalian Intern

SA Seksi 319 Pertimbangan atas pengendalian intern dalam Audit Laporan Keuangan menyebutkan 5 unsur pokok pengendalian intern :

Lingkungan Pengendalian (Control Environment)

Lingkungan pengendalian merupakan landasan untuk semua unsur pengendalian intern, yang membentuk disiplin dan struktur. Terdapat beberapa faktor yang membentuk lingkungan pengendalian dalam suatu entitas antara lain:

Nilai integrasi dan etika
Komitmen terhadap kompetensi
Dewan komisaris dan komite audit
Filosofi dan gaya operasi manajemen
Struktur organisasi
Pembagian wewenang dan pembebanan tanggung jawab
Kebijakan dan praktik sumber daya manusia

Penaksiran Risiko

Penaksiran risiko manajemen untuk tujuan pelaporan keuangan adalah penaksiran risiko yang terkandung dalam asersi tertentu dalam laporan keuangan dan desain dan implementasi aktivitas pengendalian yang ditujukan untuk mengurangi risiko tersebut pada tingkat minimum, dengan mempertimbangkan biaya dan manfaat.

Informasi dan Komunikasi

Komunikasi mencangkup penyampaian informasi kepada semua personal yang terlibat dalam pelaporan keuangan tentang bagaimana aktivitas mereka berkaitan dengan pekerjaan orang lain, baik yang berada di dalam maupun di luar organisasi.

Aktivitas Pengendalian

Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk memberikan keyakinan bahwa petunjuk yang dibuat oleh manajemen dilaksanakan.

Pemantauan

Adalah proses penilaian kualitas kinerja pengendalian kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu.

Pemahaman Atas Pengendalian Intern Dan Pengujian Pengendalian

Dalam memperoleh pemahaman atas pengendalian intern, auditor menggunakan 3 macam prosedur audit yaitu :

Mewawancarai karyawan perusahaan yang berkaitan dengan unsur pengendalian

Melakukan inspeksi terhadap dokumen dan catatan

Melakukan pengamatan atas kegiatan perusahaan

Informasi yang dikumpulkan oleh auditor dalam melaksanakan prosedur audit adalah:

Rancangan berbagai kebijakan dan prosedur dalam tiap-tiap unsur pengendalian
Apakah kebijakan dan prosedur tersebut benar-benar dilaksanakan

Ada 5 cara dalam memperoleh pemahaman atas pengendalian intern yaitu:

Ø Pemahaman atas lingkungan pengendalian

Informasi tentang lingkungan pengendalian umumnya dikumpulkan oleh auditor dengan cara permintaan keterangan dari manajer yang bertanggung jawab atas unsur pengendalian intern, inspeksi dokumen dan catatan, dan pengamatan atas kegiatan perusahaan.

Ø Pemahaman atas penaksiran risiko

Auditor harus mengumpulkan informasi tentang bagaimana manajemen mengidentifikasi risiko yang berkaitan dengan penyajian laporan keuangan secara wajar dan kepedulian terhadap risiko.

Ø Pemahaman atas informasi dan komunikasi

Sistem informasi entitas sangat menentukan risiko salah saji dalam laporan keuangan. Sistem akuntansi yang didesain dengan baik dan diimplementasikan dengan baik akan menghasilkan informasi yang andal.

Ø Pemahaman atas aktivitas pengendalian

Informasi tentang aktivitas pengendalian umumnya diperoleh auditor bersamaan dengan pengumpulan informasi mengenai lingkungan pengendalian dan aktivitas pengendalian.

Ø Pemahaman atas pemantauan

Auditor harus memahami jenis aktivitas yang digunakan oleh klien untuk memantau efektivitas pengendalian intern untuk menghasilkan laporan keuangan yang andal.

Dokumentasi Informasi Tentang Pengendalian Intern Yang Berlaku

Ada 3 cara yang biasanya digunakan auditor untuk mendokumentasikan informasi mengenai pengendalian intern yang berlaku dalam perusahaan:

Ø Kuesioner pengendalian intern baku (strandart internal control questionnaire). Disusun untuk dapat diterapkan dalam berbagai macam perusahaan dan biasanya dibuat untuk tiap-tiap siklus kegiatan perusahaan yang diperiksa.

Ø Uraian Tertulis (written description). Biasanya berisi identitas karyawan yang melaksanakan suatu fungsi dan uraian terinci cara pelaksanaan fungsinya.

Ø Bagan alir sistem (system flowchart). Penggunaan cara ini memungkinkan auditor melakukan penilaian secara cepat mengenai efektif atau tidaknya pengendalian intern dan menghindari review secara rinci terhadap uraian tertulis dan jawaban yang terdapat dalam kuesioner pengendalian intern baku.

Sumber Informasi Untuk Memperoleh Gambaran Pengendalian Intern

Sumber informasi yang digunakan oleh auditor dalam melakukan studi terhadap pengendalian intern kliennya adalah:

Bagan organisasi dan deskripsi jabatan. Bagan organisasi dan deskripsi jabatan memberikan gambaran pembagian kekuasaan dalam suatu perusahaan
Buku pedoman akun. Akun buku besar merupakan wadah untuk menampung data keuangan dan sekaligus merupakan sumber informasi untuk menyusun berbagai jenis laporan keuangan. Buku pedoman akun berisi sistem klasifikasi dan pemberian kode akun yang memberikan petunjuk mengenai bagaimana transaksi keuangan perusahaan diklasifikasikan dan diberi kode.
Buku pedoman sistem akuntansi. Buku pedoman ini memberikan informasi proses pengolahan dokumen sumber dan dokumen pendukung yang digunakan dalam menjalankan transaksi keuangan perusahaan.

Hasil Pemahaman Terhadap Pengendalian Intern

Hasil pemahaman auditor atas pengendalian intern dicantumkan dalam suatu kertas kerja, yang berisi kelemahan dan kekuatan pengendalian intern klien, pengaruh kelemahan dan kekuatan pengendalian intern tersebut terhadap luas prosedur audit yang akan dilaksanakan dan rekomendasi yang ditujukan kepada klien untuk memperbaiki bagian-bagian yang lemah dalam pengendalian intern.

Struktur organisasi
Komite audit
Metode komunikasi penetapan wewenang dan tanggung jawab.
Metode pengendalian manajemen
Fungsi audit internal
kebijakan dan prosedur personalia
Pengaruh eksternal.

Sistem Akuntansi

Tujuan sistem akuntansi akuntansi perusahaan adalah untuk mengidentifikasikan, merakit, mengklasifikasikan, menganalisis, mencatat dan melaporkan transaksi-transaksi perusahaan dan menyelenggarakan pertanggungjawaban atas aktiva yang berkaitan.

Prosedur Pengendalian

Prosedur pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang ditetapkan oleh manajer untuk mencapai tujuannya, selain dari unsur-unsur lingkungan pengendalian dan segi sistem akuntansi.

Kebijakan dan Prosedur Pengendalian.

Pembagian tugas yang jelas

Prosedur otoritas yang jelas

Dokumen dan catatan yang memadai

Pengendalian fisik aktiva dan catatan

Pengecekan pelaksanaan kerja yang terpisah.

Perlunya Pemahaman Struktur Pengendalian

Auditbilitas

Kesalahan material yang potensial

Risiko deteksi

Rancangan pengujian

Memahami lingkungan pengendalian

Memahami sistem akuntansi

Memahami prosedur pengendalian

Menetapkan apakah laporan keuangan dapat diaudit.

Menetapkan tingkat risiko pengendalian yang didukung oleh pemahaman yang diperoleh.

Penetapan apakah mungkin tingkat risiko pengendalian yang lebih rendah dapat didukung.

Memutuskan tingkat risiko pengendalian yang sesuai yang akan digunakan.

Prosedur Untuk Mendapatkan Pemahaman

Tugas auditor dalam memperoleh pemahaman atas struktur pengendalian internal adalah menemukan unsur-unsur struktur pengendalian internal, untuk melihat apakah hal tersebut sudah ditempatkan dalam operasi, dan mendokumentasikan informasi yang diperoleh dengan cara yang bermanfaat. Prosedur berikut berkaitan dengan perancangan dan penempatan dalam operasi.